REGLER og VILKÅR ved lokaleleje i Ramløsehallen (APRIL 2024)
Indgåelse af et lejeaftale:
Kontakt Ramløsehallen på hverdage mellem kl 8 og 15 for at lave en forespørgsel om lokale og dato. Din forespørgsel vil blive besvaret pr. mail løbende. Lokaler kan tidligst bookes et år forud. Er der flere forespørgsler om det samme lejemål, forbeholder Ramløsehallen sig ret til frit at vælge hvilket arrangement der tildeles lejemålet, da hallens kapacitet og øvrige aktiviteter kan have indflydelse på valget.
Enhver lokale-booking er først gældende når depositum er indbetalt, og hallens lokaleansvarlige skriftligt har bekræftet lejemålet. Reservationen er først gældende når depositum er indbetalt.
Lejer har ved indbetaling af depositum accepteret nærværende gældende
Regler og Vilkår.
REGLER ved lokaleleje i Ramløsehallen.
Generelt
- Udlejning til lejere over 25 år, herunder: Begravelser/bisættelser, børnefødselsdage, kurser, møder, generalforsamlinger, firmaarrangementer, runde fødselsdage, konfirmationer, øvrige arrangementer.
- Der udlejes ikke til ungdomsfester u.21 år, uanset voksenopsyn m.v.
- Ramløsehallen skal altid have en ansvarlig medarbejder til stede ved lejemål og arrangementer i haller og café. Medarbejderen kan indgå som medhjælp, i det omfang det enkelte arrangement giver mulighed for, men skal primært være ansvarlig for at hallens retningslinjer overholdes, samt aflukning og tilslutning af alarm.
- Lejer forpligter sig til at stille med en ansvarlig kontaktperson, der under hele lejemålet forpligter sig til at sikre, at alle gæster følger regler og personalets anvisninger. - Alle former for RYGNING indendørs er forbudt.
- Alle former for åben ild, (herunder stearinlys) er ikke tilladt. Udgifter til skader som følge af brug af åben ild, dækkes IKKE af forsikringen, og videreføres i fuld udstrækning til lejer.
- Der må ikke bruges farvede papirduge og/eller guirlander af hensyn til afsmitning på møbler og gulve.
- I tilfælde af skader på bygning eller inventar SKAL lejer straks give besked til hal-medarbejderen.
- Det er ikke tilladt at benytte eller flytte idrætsforeningernes udstyr uden skriftlig aftale.
- Der må IKKE affyres fyrværkeri og tændes bål på udenomsarealerne.
- Hvis der medbringes udstyr til f.eks. udendørs madlavning, skal dette fjernes ved lejemålets ophør.
- Lejer er til en hver tid ansvarlig for friholdelse af brandredningsveje, samt overholdelse af brandkrav.
Musik og Støj.
- Af hensyn til Ramløsehallens naboer skal døre og vinduer skal være lukket, når der spilles musik.
- Der må ikke spilles musik udendørs, medmindre der er indgået særskilt aftale herom - Alle former for musik slutter kl. 02:00 / søndage kl. 24.00.
- Der henstilles generelt til, at lejere tager hensyn til hallens naboer.
- Det er ikke tilladt at foretage salg af mad og drikkevarer VILKÅR ved lokaleleje i Ramløsehallen.
Ansvar og erstatningspligt:
Lejer accepterer at være fuldt erstatningspligtig i forhold til enhver skade på såvel bygning, som udstyr og inventar, i forbindelse med arrangementet. Som lejer af hallens lokaler er du erstatningspligtig overfor eventuelle skader forvoldt af dig selv, dine gæster, eller andre som har haft adgang til det lejede område.
Ramløsehallen yder ikke erstatning ved pludseligt opståede skader ved brug af inventar og bygning under et lejemål.
Depositum
30 dage forud for lejemålet indbetales den fulde leje, samt et yderligere depositum på 50% af lejemålet incl. moms. Forudsat vilkår i lejekontrakt er overholdt, tilbagebetales overskydende depositum senest 15 hverdage efter lejemålet. Resterende afregning af arrangementet sker fra hallens side, senest 21 dage efter arrangementets afholdelse. Indbetalt depositum modregnes i arrangementsprisen, modregnet eventuelle tilkøb og udlæg. Betalingsfristen er 8 dage.
Udlæg i depositum
Ramløsehallen forbeholder sig dog ret til at gøre udlæg i resterende depositum, i tilfælde af mangler eller overtrædelse af lejekontrakt og regler, udvidelse af lejekontrakten eller der påvises erstatningsansvar. Herunder:
• Manglende oprydning iht afsnittet ”OPRYDNING, RENGØRING OG AFLEVERING”
• Hvis det som følge af lejerens dispositioner ikke er muligt for rengøringsfirmaet at påbegynde rengøringen ved lejemålets ophør. • Hvis der er benyttet yderligere arealer, end de aftalte ifbm. lejemålet. • Manglende returnering af eventuelle nøgler ved lejemålets ophør. • Modtagne dokumenterede overtrædelse af støjregler fra naboer. • Hvis politiet har været tilkaldt • Hvis der konstateres skader på bygning eller inventar. Der anvendes foto/video-dokumentation i tvisttilfælde. Ramløsehallen afgør alene, hvorvidt der skal gøres udlæg i depositum. Såfremt lejer er uenig i afgørelsen, kan der rettes en skriftlig klage til halchef@rif.dk. Bemanding og personale Medarbejderens specifikke rolle, og antal timer aftales ved aftaleindgåelse. Ved overskridelse af aftalte personale timer, opgøres krav og der må gøres udlæg i indbetalt depositum. Lejer er til enhver tid forpligtiget til at efterkomme anvisninger fra hallens personale Videoovervågning Lejer accepterer at Ramløsehallens lokaler og udeområder videoovervåges i alle døgnets timer. Ramløsehallen forbeholder sig ret til at anvende optagelser fra videoovervågning, som dokumentation i en hver henseende. Sikkerhed og brand Lejer er ansvarlig for at sætte sig ind i lokalernes flugt- og brandmæssige forhold. Lejer er til en hver tid ansvarlig for evt. yderligere udarbejdelse og opretholdelse af brandredningsplaner, der kræves ved arrangementet. Eventuelle tiltag og øgede krav, håndteres på lejers egen foranledning og regning. Overtagelse og forberedelse Lejer er selv ansvarlig for opstilling og nedtagning af borde og stole samt evt. borddækning. Tidspunkt for adgang til lokalerne for opstilling og borddækning afhænger af hallens øvrige aktiviteter. Lejer skal være indstillet på, at der kan være andre arrangementer i hallen sideløbende. OPRYDNING, RENGØRING OG AFLEVERING Ramløsehallens lokaler skal være forladt i opryddet stand, klar til slutrengøring senest kl 02.00. I dagsleje inkluderes en standard slutrengøring, foretaget af et eksternt rengøringsfirma, hyret af Ramløsehallen, hvilken omfatter gulvvask, støvsugning af foyer og rengøring af toiletter. Medmindre andet er specifikt anført, er lejer forpligtet til at forestå følgende oprydning inden lejemålet forlades ved sluttidspunktet: • Aftørre borde og stole. • Stille borde og stole på i henhold til lejeaftale. • Feje gulve i benyttede områder. • Bortskaffe alt affald, sortere affald/flasker/dåser og tømme indendørs skraldespande samt udendørs askebægre og skraldespande. Affaldscontainerne findes ved P-pladserne. Hvis køkkenet er benyttet: • Tømme opvaskemaskinen, stille service på plads. • Rengøre overflader på borde, komfur og ovne mm. Lokaler, faciliteter og inventar Generelt - Der er gratis trådløst internet til rådighed i hele Ramløsehallen. - På TOILETTER forefindes toiletpapir og papirhåndklæder. - Pusleborde forefindes på dame- samt handicaptoilettet i foyer. - Der er mulighed for at leje projektor eller skærm til præsentationer. - Enhver anvendelse af inventar, udstyr og faciliteter, er kun tilladt hvis det fremgår af lejeaftalen. Anvendes yderligere faciliteter uden forudgående aftale, faktureres brug af disse særskilt. Café BRØL Caféen er godkendt af brandmyndighederne til 80 pers. Den indeholder et storkøkken samt tilstødende foyer med herre, dame og handicaptoilet. Køkkenet har udstyr og service til 80 personer og mulighed for anvendelse af musikanlæg (med Bluetooth og stik til telefon), i caféen. Cafékøkken, Der alene må benyttes af Ramløsehallen ansatte, har 2 ovne, køle/frys, opvaskemaskine og kaffemaskine. Der forefindes sæbe, opvaskemiddel og affaldssække. Der kan aftales adgang til grov service, knive, gryder, potter og pander, proptrækker/øloplukkere, viskestykke, karklude og køkkenknive. Hal 1 og hal 2 Sportshallerne kan lejes efter aftale med hallen lokaleansvarlige, forudsat de ikke er afsat til andre aktiviteter. Vær opmærksom på krav om indendørs fodtøj og brug af ”ikke afsmittende såler” og at stilethæle er IKKE tilladt på sportsgulvene. Judohuset (Storrum samt mødelokale) Ved leje af judohusets faciliteter, kan toilet i omklædning 5 benyttes, men der er ikke adgang til resten af hallens faciliteter. Der kan dog tilkøbes adgang til anvendelse af køkken i møderum/billard. Brug af udendørs faciliteter: Arealerne omkring Ramløsehallen (fodboldbaner, legeplads og multibane) er offentlige og kan frit benyttes af alle, herunder lejer og gæster. Det betyder samtidig, at man ikke kan reservere disse områder i forbindelse med et arrangement. Vær opmærksom på, at der ikke må affyres fyrværkeri og tændes bål på udenomsarealerne. Hvis der medbringes udstyr til f.eks. udendørs madlavning, skal dette fjernes ved lejemålets ophør. Jesper Schultz Halinspektør, Ramløsehallen Regler og Vilkår ved lokaleleje i Ramløsehallen Dec 2023
